Zo bereid je je mailbox voor op je vakantie (en vermijd je een overladen inbox bij terugkeer)

Zo bereid je je mailbox voor op je vakantie (en vermijd je een overladen mailbox bij terugkeer) - www.barkingdogs.be

Eerder al kon je op mijn blog lezen hoe je zonder (werk)stress op vakantie vertrekt. Met een goede voorbereiding kom je een heel eind en dat geldt ook voor je mailbox.

Niet prettig dat je inbox op ontploffen staat bij je terugkeer uit vakantie. Daar krijg je nu beslist al stress van. Om dit te voorkomen en om na je vakantie je e-mails snel en efficiënt te kunnen verwerken, kun je ook je mailbox nu al op je vakantie voorbereiden.

Zo vermijd je een overladen inbox bij terugkeer uit vakantie: 13 slimme tips

  • Geef je inbox en je mappen een opschoonbeurt voor je met vakantie vertrekt. Creëer weer orde en overzicht. Dat werkt des te efficiënter en prettiger als je na je vakantie weer aan de slag gaat.
  • Je vakantie is meteen een goede gelegenheid om alle abonnementen op te zeggen op nieuwsbrieven die je (nu en na je vakantie) toch niet leest omdat je geen tijd hebt. Dat scheelt meteen een hoop e-mails bij je terugkeer.
  • Stel je spamfilter zo in dat hij de ongewenste mails uit je mailbox houdt.
  • Laat je contacten ruim op voorhand weten wanneer je met vakantie bent. Zo verklein je de kans dat ze op het laatste nippertje nog bij jou komen aankloppen met ‘dringende’ zaken.
  • Maak een vakantie-inbox aan waarin je e-mails tijdens je vakantie automatisch terechtkomen. Zo weet je precies welke mails je tijdens je vakantie hebt ontvangen. Dat helpt om het overzicht te bewaren.
  • Of maak een of meerdere mappen aan waarin de belangrijkste e-mails terechtkomen – dat kan door het instellen van ‘regels’. Zo weet je bij je terugkeer meteen welke e- mails je eerst moet behandelen.
  • Je kunt ook een collega machtigen om je inbox tijdens je vakantie te checken en de dringende mails te behandelen. Of stuur je e-mails tijdens je vakantie automatisch door naar je vervanger (die je uiteraard vooraf gebriefd hebt over je contacten en projecten).
  • Vermeld in je afwezigheidsassistent dat je tijdens je vakantie geen e-mails leest. Of laat erin weten dat men je voor een bepaalde datum niet hoeft te mailen omdat je niet kunt reageren (het is immers vakantie 😉 ).
  • Of laat in je afwezigheidsassistent weten dat je na je vakantie alleen de mails leest die je de laatste week voor je terugkeer hebt ontvangen.
  • Of noem in je afwezigheidsassistent een datum waarop je weer je mails gaat lezen. Die datum ligt bij voorkeur een of twee dagen later dan je de eerste dag dat je weer op kantoor bent.
  • Schakel twee dagen voor je met vakantie vertrekt je afwezigheidsassistent al in en schakel hem pas een of twee dagen na je terugkeer weer in. Zo vermijd je last-minute-vragen en heb je tijd om je e-mails te verwerken, voor en na je vakantie.
  • Verstuur voor je met vakantie vertrekt zo weinig mogelijk mails. Als je de laatste dagen voor je vakantie zelf nog een heleboel mails verstuurt, zul je tijdens je vakantie zonder twijfel veel antwoorden ontvangen. Dus: hoe minder e-mails je verstuurt, hoe minder je er zelf zult ontvangen.
  • Tot slot nog dit: hou nu al zeker de eerste dag na je vakantie vrij in je agenda om onder meer je e-mails door te nemen.

Coaching voor meer grip op je inbox en je werk(load) door Barking Dogs

Wil je eindelijk weer grip op je mailbox? Al je e-mails makkelijk kunnen afhandelen? Je niet langer de hele dag laten onderbreken door je e-mails ? Eindelijk al je to do’s kunnen afwerken? Niets meer uitstellen? Je werk(load) onder controle krijgen?

Dan ben je bij Barking Dogs aan je het juiste adres om je mailbox te temmen én om nieuwe goede (werk)gewoontes te verankeren in je leven en werk.

Barking Dogs coacht jou, je medewerkers en/of je team onder meer op de werkplek. Een greep uit het aanbod:

Contacteer Barking Dogs. Een telefonisch kennismakingsgesprek is gratis.

En… we bijten niet!

 

Over de auteur: Sara Van Wesenbeeck is life & business coach, erkend bemiddelaar, tijdcoach, personal organizer, spreker en auteur. Ze coacht managers, executives, ondernemers, artsen, individuen en gezinnen bij het realiseren van een leven met minder stress, een betere worklife-balans en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek, Het slimme budgetboek, Rust in je huis en je hoofd en Hack je budget en ze is een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Sara Van Wesenbeeck en Barking Dogs zetten je in de juiste versnelling voor effectief, gelukkig, gezond en succesvol leven en werken.
Contacteer Barking Dogs en Sara Van Wesenbeeck. We bijten niet! www.barkingdogs.be.
(c) Foto: Shutterstock – IY28
(Deze blogpost van Sara Van Wesenbeeck werd voor het eerst gepubliceerd op 13 juni 2015)