Geregeld geef ik als organizing-expert en budgetcoach advies in Vitaya Magazine. Deze maand krijg je van mij in de ‘Hulplijn’ een antwoord op de lezersvraag “Ik ben geen administratief talent, maar hoe word ik beter in het bijhouden van mijn boekhouding?”
Gelukkig hoef je geen administratief talent te zijn om je zaken op orde te hebben. In 5 eenvoudige stappen krijg je je persoonlijke administratie weer op orde en houd je ze bij:
STAP 1: Verdeel de taken
Beslis wie de administratie in het gezin bijhoudt. Zorg wel dat de andere partner goed gebriefd is zodat die te allen tijde bij is en het kan overnemen.
STAP 2: Plan het in
Leg een moment vast waarop je de betalingen doet en de administratie ordent. Je doet dit bij voorkeur één keer per week. Leg dit moment vast in je agenda en maak goede afspraken zodat je tijdens het administreren niet gestoord wordt. Zo hoef je er niet meer tijd dan nodig aan te besteden.
STAP 3: Zet een administratieplek op
Creëer een vaste administratieplek in huis: een bureau of tafel waar je al je administratiespullen bij de hand hebt, van laptop tot nietjesmachine, paperclips, postzegels en papier.
STAP 4: Verwerk je post systematisch
Zet dan een systeem op voor het verwerken van de post:
- Neem elke dag de post door.
- Sorteer de post meteen en leg alle te betalen rekeningen in een apart bakje.Voorzie ook enkele andere bakjes waar je onbehandelde post in terecht kan, zoals bijvoorbeeld een ‘wachten op’-bakje, een ’te lezen’-bakje, een ’te archiveren’-bakje.
- Maak het ’te betalen’-bakje (en alle andere bakjes) één keer per week leeg tijdens je vast administratiemoment.
STAP 5: Zet een archiefsysteem op
Zet een overzichtelijk en eenvoudig archiefsysteem op, waarin je alle nuttige documenten die je wilt bijhouden, kwijt kunt of meteen kunt terugvinden (zoals garantiebewijzen van toestellen die je hebt aangekocht, je loonstaten, verzekeringspolissen, je diploma’s en noem maar op).
Meer lezen?
Het artikel met mijn tips in Vitaya Magazine lees je hier.
Lees ook ‘Het slimme organizing boek’, voor een leven met minder stress en wanorde (uitgegeven bij Lannoo).
________________________________________________________________________________
Sara Van Wesenbeeck is life & business coach, businessmediator & bemiddelaar bij arbdeidsconflicten, professional organizer, spreker en auteur. Ze coacht managers, ondernemers en individuen bij het realiseren van een leven met minder stress en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek en Het slimme budgetboek en ze is een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Op haar website www.plusorganizing.be en haar blog ‘Sara’s L!fesavers’ vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit, een gezonde work life balans en slim tijdbeheer.
________________________________________________________________________________
(c) foto: Shutterstock