ZO BEREID JE JE MAILBOX VOOR OP JE VAKANTIE
Dit artikel kun je ook lezen op de Nederlandse website
Zonder (werk)stress op vakantie? Het kàn, mits een goede voorbereiding! Om te voorkomen dat je mailbox bij je terugkeer uit vakantie op ontploffen staat en om na je vakantie je e-mails snel en efficiënt te kunnen verwerken, kun je ook je mailbox nu al op je vakantie voorbereiden:
- Laat je contacten ruim op voorhand weten wanneer je met vakantie bent. Zo verklein je de kans dat ze op het laatste nippertje nog bij jou komen aankloppen met ‘dringende’ zaken.
- Geef je mailbox en je mappen een opschoonbeurt voor je met vakantie vertrekt. Creëer weer orde en overzicht. Dat werkt des te efficiënter en prettiger als je na je vakantie weer aan de slag gaat.
- Je vakantie is meteen een goede gelegenheid om alle abonnementen op te zeggen op nieuwsbrieven die je (nu en na je vakantie) toch niet leest omdat je geen tijd hebt. Dat scheelt meteen een hoop e-mails bij je terugkeer.
- Stel je spamfilter zo in dat hij de ongewenste mails uit je mailbox houdt.
- Maak een vakantie-inbox aan waarin je e-mails tijdens je vakantie automatisch terechtkomen. Zo weet je precies welke mails je tijdens je vakantie hebt ontvangen. Dat helpt om het overzicht te bewaren.
- Of maak een of meerdere mappen aan waarin de belangrijkste e-mails terechtkomen – in Outlook kan dat door het instellen van ‘regels’. Zo weet je bij je terugkeer meteen welke e- mails je eerst moet behandelen.
- Je kunt ook een collega machtigen om je inbox tijdens je vakantie te checken en de dringende mails te behandelen. Of stuur je e-mails tijdens je vakantie automatisch door naar je vervanger (die je uiteraard goed gebriefd hebt over je contacten en hun projecten).
- Vermeld in je afwezigheidsassistent dat je tijdens je vakantie geen e-mails leest. Of laat erin weten dat men je voor een bepaalde datum niet hoeft te mailen omdat je niet kunt reageren (het is immers vakantie ;-)).
- Of laat in je afwezigheidsassistent weten dat je na je vakantie alleen de mails leest die je de laatste week voor je terugkeer hebt ontvangen.
- Of noem in je afwezigheidsassistent een datum waarop je weer je mails gaat lezen. Die datum ligt bij voorkeur een of twee dagen later dan je de eerste dag dat je weer op kantoor bent.
- Schakel twee dagen voor je met vakantie vertrekt je afwezigheidsassistent al in en schakel hem pas een of twee dagen na je terugkeer weer in. Zo vermijd je last-minute-vragen en heb je tijd om je e-mails te verwerken.
- Verstuur voor je met vakantie vertrekt zo weinig mogelijk mails. Als je de laatste dagen voor je vakantie zelf nog een heleboel mails verstuurt, zul je tijdens je vakantie zonder twijfel veel antwoorden Dus: hoe minder e-mails je verstuurt, hoe minder je er zelf zult ontvangen.
Prettige vakantie!
LEES MEER
- Lees meer in ‘Het handboek voor de spitsuurvrouw’, je survivalgids voor de ratrace van elke dag, van life & business coach Sara Van Wesenbeeck. Het boek is te koop in de (online) boekhandel in België en Nederland.
- Sara Van Wesenbeeck schreef eerder ook ‘Het slimme organizing boek’, voor een leven met minder stress en wanorde en ‘Het slimme budgetboek’, het boek waarmee je elke week minstens 100 euro wint.
- Volg Sara’s blog “Sara’s L!fesavers”. Schrijf je nu in!
CONTACT
Maak van dit jaar je beste ooit! Realiseer het samen met life & business coach, mediator, professional organizer, spreker en auteur Sara Van Wesenbeeck en Plus Organizing®, bureau voor coaching | mediation | organizing | training.
Maak nu een afspraak voor een kennismakingsgesprek:
- info@plusorganizing.be
- Bel Sara Van Wesenbeeck op +32 (0)470 52 70 52