Meer tijd en minder stress met het e-maildieet

Is jouw mailbox overvol? Krijg je niets echt gedaan omdat je je e-mails de hele dag opent, maar er niets mee doet? Krijg je stress van de gedachte aan de grote berg mails die je nog moet beantwoorden? Dan is het e-maildieet beslist iets voor jou. Probeer het eens uit. Het maakt je productiever en gezonder!

Spoedcursus e-maildiëten: 11 slimme tips voor meer tijd en minder stress

Tip 1 – Weg met ping en pong

Zet alle geluiden, pop-upvensters of knipperende envelopjes voor inkomende mail uit. Deze verwittigingen halen je de hele dag door uit je concentratie. Daarna kost het je brein meer dan een minuut om je aandacht weer naar je taak te krijgen en weer in flow te geraken. Gevolg: op het eind van de dag heb je veel tijd verloren en niets echt afgewerkt. Dat wil je beslist anders.

Tip 2 – Uitschrijven

Win veel tijd:

  • Meld je af voor alle abonnementen op nieuwsbrieven (die je toch nooit leest omdat je geen tijd hebt).
  • Schrijf uit voor ongevraagde promo-mails. Uitschrijven doe je makkelijk door in het zoekveld van je inbox de term ‘unsubcribe’ of ‘uitschrijven’ in te geven en aan te klikken in elke mail die je niet meer wilt ontvangen.

Tip 3 – Check je e-mail op vaste tijden

Weersta aan de verleiding om de hele dag door je e-mail te checken. Tenzij het niet anders kan omdat je job het vereist, werk je je mails gegroepeerd af tijdens één of twee vaste momenten die je in je agenda vastlegt. Laat je e-mailmomenten niet langer dan een uur duren. Langer kan je brein er niet geconcentreerd mee bezig zijn.

Tip 4 – 11.00 uur: tijd om te ‘eten’

Bedwing ’s ochtends bij de start van je werkdag je zin in e-mails en wacht met het doornemen ervan tot je energieniveau wat lager is. Als je je werkdag start met een portie e-mails, kom je niet toe aan je eigen prioriteiten. Bovendien ben je veel productiever als je de energierijke momenten van je werkdag voorbehoudt voor taken die veel concentratie vergen.

Tip 5 – OHIO!

Met OHIO of ‘Only Handle It Once’ win je heel wat tijd en rust in je hoofd. Open elke e-mail slechts één keer en beslis meteen wat je ermee gaat doen: beantwoorden, archiveren, de afspraak op je to-dolijst of in je agenda noteren, meteen doorsturen om te delegeren… Opgelet: een e-mail (zonder hem te openen) lezen, telt ook als behandelen.

Tip 6 – Er kan ook gepraat worden

Vergeet niet dat er ook andere wegen zijn om een boodschap aan iemand over te brengen. Heb je een wat langer of complex bericht voor iemand? Neem de telefoon, of ga langs bij je collega. Dit bevordert meteen ook het samenwerken.

Tip 7 – Stel je top 10 op

Ga na wie de 10 mensen zijn die het het meeste mailen of met wie jij het meeste mailt. Houd ook met deze mensen wat vaker een face-to-face gesprek. Je wint tijd en efficiëntie.

Tip 8 – Houd het kort en krachtig

Schrijf en beantwoord mails zoals je het zelf ook graag leest. Schrijf dus geen ellenlange mails, maar beperk je tot de essentie. Wees duidelijk in je onderwerpregel. Zo respecteer je je eigen (kostbare) tijd en die van je lezer.

Tip 9 – Het e-maildieet, ook in je vrije tijd!

Ga je met vakantie? Besteed die tijd dan aan het opladen van je batterijen, aan het gezellig samenzijn met familie en vrienden, aan het verkennen van nieuwe horizonten. E-mails horen niet thuis in dat rijtje. En als je toch niet anders kan dan je e-mails te behandelen (al was het voor je gemoedsrust): behandel je mails dan op een vast moment en baken je e-mailtijd af.

Tip 10 – Maak je e-maildieet nog effectiever

  • Focus op het behandelen van e-mails, niet op het lezen.
  • Zorg voor een overzichtelijke mappenstructuur waarin je alle mails snel terugvindt.
  • Beperk je in je mails en mailboodschap tot de essentie.
  • Zet je inbox af en toe in de offline-modus. Zo kun je erin werken zonder gestoord te worden door nieuwe binnenkomende e-mails.
  • Zorg voor een aparte map waar de mails waar je cc-mails rechtstreeks in terechtkomen. Zulke berichten waarin je in copy van het bericht zijn niet dringend en kun je dan gegroepeerd doornemen.
  • Wat bereik je met het beantwoorden van je e-mails net voor je gaat slapen of als eerste werk bij het opstaan? Je kwaliteit van leven zal erop vooruit gaan als je het e-mailen beperkt tot je werkuren.
  • Bedenk nu al wat je gaat doen met de gewonnen tijd en energie die dit e-maildieet je heeft opgeleverd (en dat is er heel wat). Veel plezier!

Extra tip: Minder voor minder

Verstuur zelf minder e-mails. Je zult er dan ook minder ontvangen. Moeilijk is het niet. Het levert je meteen heel wat op: meer tijd, minder stress. Dus waar wacht je nog op?

Je mailbox eindelijk onder controle met Barking Dogs coaching

Tem je mailbox én behoud je de controle over je e-mails. Je realiseert het met één coachingsessie van Barking Dogs. Ook voor consulting en advies bij het opstellen van een e-mailpolicy voor je bedrijf ben je bij Barking Dogs aan het juiste adres. Waar wacht je nog op?

Contacteer Barking Dogs. We bijten niet!

 

Over de auteur: Life & business coach - Professional organizer - mediator - spreker - auteur Sara Van Wesenbeeck @ Barking DogsSara Van Wesenbeeck is life & business coach, erkend bemiddelaar bij arbeidsconflicten, professional organizer, spreker en auteur. Ze coacht managers, executives, ondernemers, artsen en specialisten, onderwijspersoneel, individuen en gezinnen bij het realiseren van een leven met minder stress, een betere worklife-balans en meer kwali-tijd. Sara is auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw, Het slimme organizing boek, Het slimme budgetboek en Rust in je huis en je hoofd en een veelgevraagd expert in de media in binnen- en buitenland. Sara Van Wesenbeeck en Barking Dogs zetten je in de juiste versnelling voor effectief, gelukkig, gezond en succesvol leven en werken.
Contacteer Barking Dogs en Sara Van Wesenbeeck. We bijten niet! www.barkingdogs.be.
(c) Afbeelding: Shutterstock – Yoko Design